Wie hoch sind die Kosten einer Zertifizierung & sind Zertifizierungskosten fix?

Kosten im Allgemeinen und damit auch die Kosten einer Zertifizierung spielen für Unternehmen eine wichtige Rolle. Dabei wird meistens versucht, die einzelnen Kostenpositionen so zu verringern, dass gegenüber dem Wettbewerb ein Vorteil erzielt wird. Da die meisten Organisationen unterschiedliche Managementsysteme integriert haben und diese entsprechend der jeweiligen Norm zertifizieren lassen, um so auf möglichst vielen Ebenen die Qualität zu maximieren, sehen sie sich oftmals auch mit hohen Zertifizierungskosten konfrontiert. Dabei besteht die Möglichkeit, die finanziellen Auslagen für Zertifizierungen und damit auch zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit, zumindest zu einem gewissen Grad zu beeinflussen. Nachstehend erfahren Sie, wie sich die Kosten einer Zertifizierung zusammensetzen sowie die Möglichkeiten, um diese zu verringern.

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Wie setzen sich die Kosten einer Zertifizierung zusammen?

Die Zertifizierungskosten setzen sich aus internen sowie externen Kostenpositionen zusammen:

Interne Zertifizierung Kosten stellen dabei den Aufwand, der zum Aufbau eines Managementsystems benötigt wird, dar. Dabei hängen interne Kosten im Wesentlichen davon ab, welche Elemente eines Managementsystems bereits vor dessen Einführung vorhanden waren.

Externe Zertifizierung Kosten hingegen sind die Ausgaben, die Sie für die Zertifizierungsstelle aufbringen müssen. Die wesentlichen Faktoren, die die externen Zertifizierungskosten beeinflussen sind der Aufwand der Zertifizierung sowie die Reisekosten der Auditoren. Die Ermittlung der Aufwandskosten erfolgt dabei in zwei Schritten.

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Aufwandsberechnung in Abhängigkeit der Mitarbeiterzahl

Der Aufwand hängt schließlich auch von der Anzahl der Mitarbeiter ab. Dazu werden auch Saison- und Zeitarbeitskräfte gezählt. Zur Berechnung des Aufwands in Abhängigkeit der Mitarbeiterzahl gibt es dabei Vorgaben des IAF – International Accreditation Forum. Dabei erhöht sich der Aufwand und somit die Zertifizierungskosten , je größer das Unternehmen ist und je mehr Mitarbeiter im Unternehmen tätig sind.

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Aufwandsberechnung in Abhängigkeit von Standortfaktoren

Spezifische Standortfaktoren können die Kosten der Zertifizierung dahingehend beeinflussen, dass sie den Aufwand entweder vergrößern oder verringern. Je nach Managementsystem sind dabei die Faktoren, die den Aufwand beeinflussen, unterschiedlich:

Weitere Zertifizierungskosten können entstehen, wenn sich bei der Zertifizierung Nicht-Konformitäten ergeben. Die Beseitigung dieser wird dann nämlich in einem Nachaudit, wobei erneut Kosten anfallen, geprüft.

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Wie können die Zertifizierungskosten beeinflusst werden?

Für Unternehmen bestehen verschiedenen Möglichkeiten, auf die Höhe der Zertifizierungskosten Einfluss zu nehmen und diese somit zu verringern. Dazu gehören:

Senkung der Reisekosten
Um die Position der Reisekosten bei den Kosten der Zertifizierung zu minimieren, sollten Unternehmen zudem einen externen Auditor wählen, der aus Ihrer Region kommt. So können z.B. eventuell anfallende Übernachtungskosten gespart werden. Ebenso können überregionale Unternehmen Reisekosten minimieren, denn der Auditor einer Zertifizierungsgesellschaft kommt nicht immer aus deren Zentrale, sondern ist häufig als freiberuflicher Auditor von der Zertifizierungsstelle beauftragt worden.

Durchführung von Matrixaudits
Diese Option ist für internationale Organisationen mit mehreren Standorten interessant. Bei einem solchen Matrix- bzw. Verbundaudit werden die Managementsysteme einzelner Standorte bzw. Filialen nur stichprobenartig überprüft, was zu einer Verringerung des Aufwands und somit zu einer Kostensenkung führt.

Durchführung von Gruppenaudits
Besteht zwischen zwei verschiedenen Unternehmen eine Verbindung, so können KMUs auch Gruppenaudits durchführen lassen. Je mehr Unternehmen beim Audit zusammengeschlossen sind, umso geringer werden die Zertifizierungskosten für jedes Einzelunternehmen.

Gemeinsame Zertifizierung unterschiedlicher Managementsysteme
Bei einer gemeinsamen Zertifizierung unterschiedlicher Managementsysteme reduzieren sich die ISO Zertifizierung Kosten, da die Kostenposition des Auditors, z.B. dessen Reisekosten, nur einmal anfällt.