Ein strukturierter Ablauf der Zertifizierung ist von Bedeutung, um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu gewährleisten. Egal, ob Sie ein Arbeitsschutz-, Energie- oder ein anderes Qualitätsmanagementsystem zertifizieren lassen möchten, der Zertifizierungsablauf verfolgt regulär eine feste Vorgehensweise, wobei einzelne bestimmte Schritte beim Ablauf einer Zertifizierung nicht zwingend durchgeführt werden müssen. Die Struktur und der Ablauf dieses Zertifizierungsprozesses sind dabei von zentraler Bedeutung, um sicherzustellen, dass Produkte und Dienstleistungen den erforderlichen Qualitätsstandards entsprechen. Somit sind auch die Anforderungen von Kunden, Stakeholdern und Regulierungsbehörden erfüllt.
Durch ein detailliertes Verständnis dieses Zertifizierungsprozesses können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken, indem sie Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei ihren Kunden und Partnern aufbauen. Im Folgenden finden Sie daher die einzelnen Schritte einer Zertifizierung erläutert. Diese reichen von der Planung, dem Voraudit über das Zertifizierungsaudit, der Erstellung des Zertifikats bis hin zum Überwachungsaudit.
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Vorbereitung und Planung einer Zertifizierung
Die gründliche Vorbereitung eines Zertifizierungsaudits ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle relevanten Prozesse, Systeme und Dokumente vor dem Prüfungstermin sorgfältig überprüft und vorbereitet werden. Dieser umfassende Vorbereitungsprozess gewährleistet nicht nur die reibungslose Durchführung des Audits, sondern ebnet auch den Weg für eine erfolgreiche Zertifizierung, indem potenzielle Lücken oder Unstimmigkeiten frühzeitig identifiziert und behoben werden können. Die Vorbereitungen für das Zertifizierungsaudit gliedern sich hauptsächlich in die folgenden zwei Punkte:
- Auswahl der Zertifizierungsstelle
- Antrag sowie Vertragsabschluss
Bei der Auswahl einer Zertifizierungsgesellschaft sollten Sie auf deren Akkreditierung achten, um die Glaubhaftigkeit des Zertifikats gegenüber Kunden oder staatlichen Behörden sicherzustellen! Durch die Akkreditierung der Zertifizierungsstelle wird deren hochwertige Arbeitsqualität gewährleistet, da sie für eine Akkreditierung bestimmte Vorgaben zu erfüllen hat. Zudem können auch unterschiedliche Kosten anfallen. Es lohnt sich in jedem Fall unterschiedliche Angebote einzuholen (mehr hierzu unter dem Punkt Kosten einer Zertifizierung).
Das Voraudit im Zertifizierungsablauf
Das Voraudit ist kein Bestandteil des eigentlichen Zertifizierungsaudits. Es handelt sich dabei um eine freiwillige Vorabprüfung die dazu dient, potenzielle Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten im Managementsystem oder den Prozessen einer Organisation zu identifizieren. Durch diese proaktive Maßnahme können Unternehmen vor dem offiziellen Zertifizierungsaudit potenzielle Risiken oder Non-Conformances erkennen und beheben. Dies erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche Zertifizierung. Das Voraudit hilft dabei, bestehende Lücken zu schließen, um die Erfüllung der Zertifizierungsanforderungen sicherzustellen und das Vertrauen in die Effektivität des Managementsystems zu stärken.
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Ablauf Zertifizierung – Das Zertifizierungsaudit
Sobald eventuelle Unklarheiten im Voraudit ausgeräumt sind, kann das eigentliche Zertifizierungsaudit durchgeführt werden, bei dem ein externer Zertifizierungsauditor prüft, ob Ihr Managementsystem den Anforderungen entspricht. Dieses Zertifizierungsaudit ist zweistufig aufgebaut – in Form des Zertifizierungsaudits Stufe I und des Zertifizierungsaudits Stufe II. Der Zeitraum zwischen den einzelnen Schritten des Zertifizierungsaudits sollte idealerweise nicht mehr als drei Monate betragen. Das Erstzertifizierungs-Audit umfasst die folgenden Stufen:
Zertifizierungsaudit Stufe 1
Im Audit Stufe 1 findet zunächst eine umfassende Prüfung der Dokumente vor Ort durch den Auditor statt. Dabei ermittelt der Auditor den Erfüllungsgrad der entsprechenden Anforderungen der zugrunde liegenden Norm. Bei der Beurteilung des Standorts sowie der Bewertung standortspezifischer Bedingungen wird die Bereitschaft für das Zertifizierungsaudit Stufe 2 zum Erhalt des Zertifikats ermittelt. Nach der Dokumentation der Ergebnisse des Audits Stufe 1 stimmt der Zertifizierungsauditor zusammen mit dem Betrieb den ggf. erkannten Handlungsbedarf ab. Werden bei der Dokumentenprüfung kleinere Mängel festgestellt, erhält das Unternehmen den Hinweis, diese bis zum Zertifizierungsaudit Stufe 2 abzustellen. Erkennt der Auditor, dass eine Zertifizierung aufgrund schwerwiegender Mängel nach derzeitigem Stand nicht erfolgt, kann er das Audit an dieser Stelle abbrechen.
- Begutachtung der Managementsystem Dokumentation
- Beurteilung des Standortes bzw. standortspezifischer Bedingungen
- Ermittlung der Bereitschaft für das Audit Stufe 2
- Sammlung notwendiger Informationen zur Planung des Audits Stufe 2
Zertifizierungsaudit Stufe 2
Im Rahmen des Zertifizierungsaudit (Stufe 2) prüft der Zertifizierungsauditor vor Ort zunächst die Wirksamkeit des Managementsystems sowie dessen Konformität mit den Anforderungen der entsprechenden Managementnorm. Dies erfolgt zum Beispiel in Form von Gesprächen mit den Mitarbeitern oder Begehungen der Produktions- bzw. Dienstleistungsstätten. Der Auditor prüft auch die Dokumentation des Managementsystems im Zertifizierungsaudit Stufe 2 nochmals intensiv.
- Beurteilung bzw. Prüfung des Managementsystems vor Ort, z.B. durch Begehungen oder Mitarbeitergespräche
- Sammlung von Informationen sowie Nachweisen über die Konformität mit den Normanforderungen
- Intensivere Dokumentenprüfung
- Prüfung sowie Bewertung der Umsetzung inklusive der Wirksamkeit des Managementsystems
Bewertung der Auditergebnisse im Ablauf einer Zertifizierung
Die Bewertung der Auditergebnisse stellt einen kritischen Schritt dar, der es ermöglicht, die Leistung und Konformität eines Unternehmens mit den festgelegten Normen und Standards zu bewerten. Nach Abschluss des Audits analysiert der Prüfer die gesammelten Informationen, Nachweise und Erkenntnisse. So kann er feststellen, ob das Unternehmen die Anforderungen erfüllt hat. Dabei werden potenzielle Non-Conformances oder Verbesserungsbereiche identifiziert, um eine fundierte Entscheidung über die Zertifizierung zu treffen. Die Bewertung der Auditergebnisse dient als Grundlage für die Erstellung des Abschlussberichts und die endgültige Entscheidung über die Zertifizierung des Unternehmens. Typische Ergebnisse der Bewertung sind:
- Die Konformität mit den Normanforderungen
- Die Nicht-Konformität mit den Normanforderungen
In einem Abschlussgespräch mit dem Zertifizierungsauditor erhält das Unternehmen einen genauen Überblick über den Auditablauf, eine detaillierte Darstellung der Ergebnisse sowie Empfehlungen hinsichtlich ggf. festgestellter Nichtkonformitäten und möglicher Verbesserungspotenziale im Unternehmen. Bei Abweichungen müssen Sie folgende Schritte vornehmen:
- Ursachenanalyse für die Abweichungen
- Festlegung von Korrekturmaßnahmen
- Bewertung der vorgenommenen Korrekturen durch die Zertifizierungsstelle im Nachaudit innerhalb von maximal 90 Tagen
Kommt der Auditor zu dem Ergebnis, dass die Normanforderungen erfüllt sind, gibt er eine Empfehlung für die Erstellung des Zertifikats ab.
Das Nachaudit bei der Feststellung von Nicht-Konformitäten
Sind beim Zertifizierungsaudit Nicht-Konformitäten festgestellt sowie Maßnahmen zur Abstellung dieser definiert worden, findet ein Nachaudit im Zertifizierungsablauf statt. Dabei bewertet und prüft der Auditor die Korrekturmaßnahmen hinsichtlich der Beseitigung von Nicht-Konformitäten. Der Umfang des Nachaudits ist dabei ausschließlich auf die Bewertung der Korrekturmaßnahmen limitiert. Trotz des geringen Umfangs erhöht ein Nachaudit die Zertifizierungskosten.
Sollte im Zertifizierungsaudit die Konformität des Managementsystems mit den Normanforderungen festgestellt worden sein, so ist ein Nachaudit nicht erforderlich. Das Unternehmen stärkt die Glaubwürdigkeit des Zertifizierungsprozesses, indem es die Wirksamkeit der eingeleiteten Maßnahmen durch ein effizientes Nachaudit überprüft und sicherstellt, dass es den erforderlichen Standards entspricht.
Die Erteilung des Zertifikats
Ist das Zertifizierungsaudit positiv verlaufen bzw. konnten Sie eventuelle Nicht-Konformitäten mit den Anforderungen der Norm korrigieren, empfiehlt der Auditor die Erteilung des Zertifikats. Die Zertifizierung an sich erfolgt anschließend nicht durch den Auditor, sondern durch die Zertifizierungsstelle in Form einer „benannten Person“. Diese benannte Person prüft die Dokumentation des Zertifizierungsaudits und stellt sicher, dass alle erforderlichen Kriterien erfüllt sind.
Anschließend gibt diese Person das Zertifizierungsverfahren frei, sodass das geprüfte Managementsystem sein Zertifikat erhält. Die Gültigkeit des Zertifikats beträgt anschließend üblicherweise drei Jahre. Regelmäßige Überwachungsaudits sollten durchgeführt werden, um die fortlaufende Konformität mit den Normen sicherzustellen und die Gültigkeit des Zertifikats zu gewährleisten.
Ablauf einer Zertifizierung – Überwachung und Rezertifizierung
Nach der Zertifizierung ist eine regelmäßige Überwachung des Managementsystems von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Konformität mit den Standards aufrechterhalten wird. Diese Überwachung erfolgt in Form von periodischen Überwachungsaudits, die in vorab festgelegten Intervallen durchgeführt werden. Die Audits dienen dazu, die fortlaufende Wirksamkeit des Systems zu bewerten und sicherzustellen, dass das zertifizierte Unternehmen weiterhin die festgelegten Anforderungen erfüllt.
Über den Zeitraum, in dem das Zertifikat gültig ist, wird das Unternehmen regelmäßig überwacht. So ist sichergestellt, dass die hohen Standards und Anforderungen fortwährend erfüllt sind. Am Ende dieses Zeitraums steht die Rezertifizierung an, bei der das Unternehmen erneut den Prozess der Zertifizierung durchläuft, um die fortlaufende Konformität mit den geltenden Normen und Vorschriften zu bestätigen. Durch diesen regelmäßigen Zyklus von Überwachung und Rezertifizierung können Unternehmen ihr Engagement für Qualität und Zuverlässigkeit demonstrieren und ihr Zertifikat aufrechterhalten.
- Das erteilte Zertifikat bleibt für einen Zeitraum von 3 Jahren gültig.
- Eine weitere Zielsetzung besteht darin sicherzustellen, dass die durchgeführten Korrekturmaßnahmen effektiv waren.
- Während dieses Zeitraums wird jährlich eine Überwachungsprüfung durchgeführt.
- Nach Ablauf von 3 Jahren wird eine Rezertifizierungsprüfung durchgeführt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das System nach wie vor den entsprechenden Anforderungen entspricht.
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