Immer mehr Personen sehen sich mit Begriffen, wie z.B. Managementsysteme , ISO 9001, ISO 14001 oder anderen Normen konfrontiert und fragen sich „Was ist ein Managementsystem?“. Denn viele Firmen – egal ob regionale oder internationale Organisationen, KMUs oder Großkonzerne – nutzen heutzutage Managementsysteme. Dabei werden diese für alle möglichen Bereiche eingesetzt.
So können Managementsysteme branchenspezifisch, wie z.B. in der Automobilindustrie, in der Medizinprodukteherstellung oder in Laboratorien, oder aber auch branchenübergreifend, z.B. im Bereich Umwelt oder Energie, eingesetzt werden.
Wodurch sind Managementsysteme nun gekennzeichnet?
Zurück zur Frage was ist ein Managementsystem. Managementsysteme können schließlich als ein systematisches, gezieltes und geplantes Herangehen an die Umsetzung der Unternehmenspolitik und von Unternehmenszielen bezeichnet werden. Dies geschieht, indem die Managementsysteme die betrieblichen Prozesse steuern, eine Prozessstrukturierung in die Wege leiten und die im Unternehmen bestehenden Abläufe und Prozesse optimieren. Abhängig von der Art und dem Einsatz der Managementsysteme geben die branchen- und bereichsspezifischen Normen, wie z.B. die ISO 9001 im Bereich Qualitätsmanagement oder die ISO 14001 im Umweltmanagement, eine Anleitung, wie bei der Prozessstrukturierung und -steuerung vorzugehen ist. Zudem geben Managementsysteme Vorgaben, wie man Prozesse optimieren kann. Diese Vorgaben werden durch die Erfassung und die Beschreibung einer Aufbau- und einer Ablauforganisation sowie deren kontinuierliche Verbesserung erfüllt.
Was versteht man unter einer Aufbauorganisation?
Bei der Aufbauorganisation werden Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten festgelegt. Es wird also sichergestellt, dass sich eine definierte Person um die relevanten Tätigkeiten kümmert und diese einleitet bzw. durchführt. Die Festlegung von Zuständigkeits- sowie Verantwortungsbereichen stellt für Unternehmen einen sehr wichtigen Aspekt dar. Sollten für bestimmte Tätigkeiten oder Prozesse keine zuständigen Personen benannt worden sein, so besteht die Gefahr, dass sich keiner für die Aufgaben verantwortlich fühlt und sie so unbeachtet bleiben.
Und was ist eine Ablauforganisation?
Die Erfassung und Beschreibung der Ablauforganisation ist essenziell für Managementsysteme und bedeutet, dass für die Umsetzung der Unternehmenspolitik bzw. für das Erreichen der Unternehmensziele wichtige Abläufe und Prozesse gezielt geplant und Vorgaben für deren Ablauf definiert werden. Die Ablauforganisation unterliegt dabei dem PDCA-Zyklus.
1. Plan – Planung der relevanten Tätigkeiten
2. Do – Durchführung der Tätigkeiten
3. Check – Überprüfung, ob die geplanten Ziele erreicht wurden
4. Act – Handeln, wenn die Ziele nicht erreicht wurden
Nachdem der PDCA-Zyklus einmal durchlaufen wurde, werden neue Ziele festgelegt und der PDCA-Zyklus beginnt von vorne. Durch die stetige Wiederholung des PDCA-Zyklus wird dabei eine kontinuierliche Verbesserung der Leistungen der Managementsysteme erzielt.
Welche Normanforderungen an Managementsysteme bestehen?
Managementnormen stehen im direkten Zusammenhang mit einem Managementsystem, denn sie geben Forderungen vor, wie bei der Strukturierung und Steuerung der Ablaufe vorzugehen ist. Fast alle Managementnormen haben gemeinsam, dass sie mit dem Kürzel ISO beginnen. Dabei steht die Abkürzung für International Organization of Standardization, eine weltweit anerkannte Organisation, die Normen verabschiedet. Alle von der ISO definierten Normen sind in Deutschland mit dem Zusatz DIN (Deutsches Institut für Normung) anerkannt. Einige Beispiele für Managementnormen sind:
- QM-System nach DIN EN ISO 9001 zur Ermittlung sowie Erfüllung von Kundenanforderungen
- UM-System nach DIN EN ISO 14001 zum Management von Umweltaspekten
- Energiemanagementsystem nach DIN EN ISO 50001 zur Verbesserung der energiebezogenen Leistung der Energienutzung
- Arbeitsschutzmanagementsystem nach DIN ISO 45001 zur Beseitigung bzw. Minimierung von Risiken für die Sicherheit sowie Gesundheit der Mitarbeiter
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