Ein Audit ist eine zentrale Komponente für die Sicherstellung der Genauigkeit, Integrität und Effizienz von Prozessen und Systemen in Organisationen. Diese strukturierte und unabhängige Prüfung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Aktivitäten und Abläufe den festgelegten Standards und Vorschriften entsprechen. Von der Finanzbranche bis hin zum Qualitätsmanagement ist das Auditwesen von entscheidender Bedeutung, um die Verantwortlichkeit zu gewährleisten und das Vertrauen von Stakeholdern zu stärken.
Durch die Durchführung von Audits können Unternehmen nicht nur ihre Compliance und Governance verbessern, sondern auch wertvolle Einblicke gewinnen. Somit können fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen und langfristige Strategien entwickelt werden. Egal, ob im Bereich Qualität, Umwelt, Energie oder im Arbeitsschutz, sobald Managementsysteme implementiert, weiterentwickelt oder zertifiziert werden sollen, wird man unweigerlich mit dem Begriff Audit oder Lieferantenaudit konfrontiert. Heutzutage werden sie dabei in fast allen Unternehmensbereichen durchgeführt. Diese Seite soll Ihnen daher einen umfassenden Überblick über die Relevanz, den Zweck und die vielfältigen Anwendungsbereiche von Audits bieten. Zudem beschäftigen wir uns mit der Sicherung des langfristigen Erfolgs und der Nachhaltigkeit von Unternehmen und Organisationen durch Audits.
Wie ist die Definition von einem Audit?
Der Begriff Audit stammt von dem lateinischen Wort „audire“ ab und bedeutet soviel wie hören/zuhören. Ein Audit bezeichnet eine geplante und eigenständige Prüfung, Kontrolle oder Evaluierung von Informationen, Prozessen, Systemen, Kontrollen oder Organisationen. Es dient der Überprüfung von Aktivitäten, um sicherzustellen, dass sie den vorgegebenen Standards, Richtlinien, Vorgaben oder Anforderungen entsprechen. Üblicherweise führen qualifizierte Fachleute oder unabhängige Prüfer diese Prüfungen durch, um die Genauigkeit, Integrität, Wirksamkeit, Effizienz und Einhaltung der geprüften Aspekte zu bewerten. Ein Audit zeichnet sich dabei besonders durch seine Praxisnähe und Leistungsfähigkeit aus. Die ISO 19011 dient dabei als Leitfaden und unterstützt Sie bei Ihrem nächsten Audit.
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Welche Ziele verfolgt ein Audit?
Ein Audit verfolgt eine Vielzahl von Zielen. Dabei soll festgestellt werden, ob die ursprünglich geplanten Abläufe weiterhin sinnvoll, effizient und wirtschaftlich sind. Bei der Prüfung wird also auch die Wirksamkeit, z.B. eines Qualitätsmanagementsystems geprüft. Zu den Hauptzielen eines Audits gehören:
- Sicherstellung der Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Informationen: Durch die Prüfung von Finanzdaten, operativen Prozessen und anderen relevanten Unternehmensinformationen zielt ein Audit darauf ab, sicherzustellen, dass die präsentierten Daten korrekt und verlässlich sind.
- Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien: Ein Audit soll sicherstellen, dass das Unternehmen die gesetzlichen Bestimmungen, Vorschriften und internen Richtlinien einhält. Somit werden rechtliche Risiken minimiert und eine gesetzeskonforme Geschäftsführung sichergestellt.
- Identifizierung von Schwachstellen und Risiken: Durch die systematische Prüfung von Prozessen und Systemen zielt ein Audit darauf ab, Schwachstellen und Risiken aufzudecken. Um somit Maßnahmen zur Verbesserung der internen Kontrollen und zur Risikominimierung zu ermöglichen.
- Verbesserung der betrieblichen Effizienz: Ein Audit kann dabei helfen, ineffiziente Abläufe zu identifizieren und Optimierungspotenziale aufzuzeigen, um die betriebliche Effizienz und Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu steigern.
- Vertrauensbildung und Zufriedenheit: Durch die Gewährleistung der Transparenz und Zuverlässigkeit der Unternehmensinformationen trägt ein Audit dazu bei, das Vertrauen von Investoren, Kunden und anderen Interessengruppen zu stärken und die Stakeholder-Zufriedenheit zu erhöhen.
Durch die Erreichung dieser Ziele unterstützt ein Audit die langfristige Stabilität, Integrität und Nachhaltigkeit des Unternehmens und trägt zur Verbesserung der Unternehmensführung und des Risikomanagements bei.
Wie läuft ein Audit eigentlich ab?
Ein Audit-Prozess durchläuft in der Regel mehrere Schritte und Phasen, um eine umfassende und gründliche Prüfung durchzuführen. Der genaue Ablauf kann je nach Art des Audits und den spezifischen Anforderungen der Organisation variieren. Hier sind jedoch typische Schritte, die in einem Auditablauf enthalten sein können:
- Planung und Vorbereitung: Der Auditor definiert den Umfang und die Ziele des Audits, erstellt einen Prüfungsplan und sammelt alle erforderlichen Informationen über das zu prüfende Unternehmen oder die zu prüfenden Prozesse.
- Durchführung einer Risikobewertung: Der Auditor bewertet potenzielle Risiken und Schwachstellen in den zu prüfenden Bereichen. Um somit den Fokus des Audits zu bestimmen und die Prüfungsressourcen effizient zu nutzen.
- Durchführung der Prüfungshandlungen: Der Auditor sammelt Beweise, führt Interviews durch, überprüft Dokumente und führt andere relevante Prüfungshandlungen durch, um die Konformität mit den Standards, Richtlinien und Verfahren zu bewerten.
- Analyse und Bewertung der Ergebnisse: Der Auditor analysiert im Audit die gesammelten Informationen und bewertet die Ergebnisse. So stellt er fest, ob Abweichungen von den Standards oder potenzielle Problembereiche vorliegen.
- Erstellung des Prüfungsberichts: Der Auditor dokumentiert die Ergebnisse der Prüfung, einschließlich Feststellungen, Schlussfolgerungen und Empfehlungen zur Behebung von Problemen oder zur Verbesserung von Prozessen.
- Kommunikation der Ergebnisse: Der Auditor kommuniziert die Ergebnisse des Audits an die relevanten Stakeholder. Zudem bespricht er mögliche Maßnahmen zur Verbesserung der Compliance und Effizienz.
- Nachverfolgung und Überwachung von Maßnahmen: Der Auditor überwacht die Umsetzung von Empfehlungen und Maßnahmen zur Verbesserung. Zudem stellt er sicher, dass die erforderlichen Änderungen vorgenommen werden, um festgestellte Probleme anzugehen.
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Die Rolle des Auditors
Der Auditor (Unterscheidung interne und externe Auditoren) ist von entscheidender Bedeutung im Audit Prozess, da er oder sie die Unabhängigkeit und Objektivität gewährleistet, um eine gründliche und genaue Prüfung der Finanzinformationen und Geschäftspraktiken durchzuführen. Der Auditor übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Somit stellt er sicher, dass die Audit Prüfung effektiv und gemäß den geltenden Standards durchgeführt wird.
Zu den Hauptaufgaben des Auditors gehört die Planung und Vorbereitung des Audits. Hierzu gehört auch die Festlegung des Prüfungsumfangs, die Identifizierung von Risiken und die Entwicklung eines Prüfungsplans. Während des Audits sammelt der Auditor Beweise, überprüft Unterlagen, führt Interviews durch und analysiert Daten. So bewertet er die Konformität mit den Richtlinien, Verfahren und gesetzlichen Vorschriften. Der Auditor spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Identifizierung potenzieller Risiken, Unregelmäßigkeiten oder betrügerischer Aktivitäten und berichtet über diese nach dem Audit an das Management oder an die relevanten Interessengruppen. Durch die Bewertung der internen Kontrollen und Prozesse identifiziert der Auditor mögliche Verbesserungsbereiche. Zudem gibt er nach dem Audit Empfehlungen zur Stärkung der internen Kontrollumgebung.
Darüber hinaus erstellt der Auditor einen umfassenden Prüfungsbericht. Dieser umfasst Feststellungen, Schlussfolgerungen und Empfehlungen zur Verbesserung der Geschäftspraktiken und zur Gewährleistung der Compliance. Die Rolle des Auditors umfasst auch die Kommunikation mit Management und Stakeholdern. So werden die Ergebnisse des Audits erläutert und die Umsetzung von Empfehlungen unterstützt. Durch die Wahrnehmung dieser vielfältigen Aufgaben trägt der Auditor maßgeblich zur Aufrechterhaltung der Integrität, Transparenz und Effektivität von Unternehmen und Organisationen bei. Zudem gewährleistet er das Vertrauen der Stakeholder in die Finanzberichterstattung und Geschäftspraktiken.
Auf die richtige Kommunikation kommt es an
Während der Durchführung des Audits stellt er Fragen an verschiedene Personen im Unternehmen, hört ihnen zu und dokumentiert seine Feststellungen. Anschließend interpretiert und bewertet er die erhaltenen Antworten und Schilderungen. Basierend darauf entscheidet er anschließend, ob die im Audit festgestellten Abläufe im Tagesgeschäft dem entsprechen, was ursprünglich geplant war. Aus der Vorgehensweise des Auditors lässt sich erkennen, dass es keine wissenschaftlich fundierte Untersuchung ist, die einer festgelegten Methodik folgt und reproduzierbare Ergebnisse erzielt. Stattdessen hängen die Ergebnisse und Erkenntnisse stark von seinen/ihrer Kompetenzen und Kenntnissen ab.
Dabei muss er für eine erfolgreiche Audit Durchführung qualifiziert sein, die entsprechenden Kompetenzen besitzen und wichtige Auditfragen (er)kennen. Es ist wichtig, dass der Auditor die richtigen Fragen stellt, um relevante Informationen zu erhalten und die Effektivität des Audits zu maximieren. Eine präzise und wohlüberlegte Fragestellung ermöglicht es, auf wichtige Aspekte zu fokussieren, potenzielle Schwachstellen aufzudecken und gleichzeitig eine positive Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Zum Thema Auditfragen erfahren Sie auf den Folgeseiten mehr, dennoch sei bereits an dieser Stelle erwähnt, dass die Frageformulierung des Auditors den Gesprächsverlauf positiv beeinflussen kann. Diese positiven Formulierungen sollte der Auditor sowohl bei internen als auch bei externen Audits anwenden.
Das Audit im Qualitätsmanagement
Im Qualitätsmanagement bezieht sich ein Audit auf eine systematische, unabhängige und dokumentierte Untersuchung, um festzustellen, ob Qualitätsaktivitäten und zugehörige Ergebnisse den geplanten Arrangements entsprechen und ob diese Anordnungen effektiv umgesetzt werden. Das Hauptziel eines Qualitätsaudits ist es sicherzustellen, dass die Organisation die festgelegten Qualitätsstandards einhält. Zudem sollte sie kontinuierlich an der Verbesserung von Prozessen arbeiten.
Ein Audit im Qualitätsmanagement kann intern oder extern durchgeführt werden und beinhaltet die Bewertung von Qualitätsmanagementsystemen, Prozessen, Verfahren, Produkten und Dienstleistungen. Diese Überprüfungen dienen dazu, potenzielle Schwachstellen oder Verbesserungsbereiche zu identifizieren, um sicherzustellen, dass die Qualitätsziele erreicht werden und die Kundenerwartungen erfüllt werden. Die Ergebnisse des Audits können genutzt werden, um Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung zu ergreifen und das Qualitätsmanagementsystem insgesamt effektiver zu gestalten.
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