Wenn Sie sich mit der Zertifizierung eines Managementsystems beschäftigen, werden Sie sicherlich auch auf die Begriffe Zertifizierungsaudit und Überwachungsaudit stoßen. Durch die Vielzahl unterschiedlicher Begriffe, die im Zusammenhang mit einer Zertifizierung stehen, ist oftmals der Unterschied zwischen diesen Auditarten nicht bekannt bzw. nicht klar.
Dabei sind beide unumgänglich für die Zertifizierung Ihres Unternehmens. Sie wissen also nicht, welchen Zweck die einzelnen Auditarten erfüllen bzw. wozu sie durchgeführt werden? Auf dieser Seite finden Sie einen Überblick, um diese Auditarten klar voneinander abzugrenzen.
Das (Erst-) Zertifizierungsaudit
Hat ein Unternehmen ein Managementsystem neu eingeführt und möchte dieses anschließend zertifizieren lassen, so erfolgt dies bei einem (Erst-) Zertifizierungsaudit. Das Zertifizierungsaudit schließt also die Zertifizierung einen neuen Managementsystems ab. Dabei erfolgt die Durchführung des (Erst-) Zertifizierungsaudits in zwei Schritten:
Navigation
Audit1. Auditformen im Vergleich
2. Zertifizierungsaudit – Überwachungsaudit
3. Internes Audit – Externes Audit
4. Auditplanung und Auditprogramm
5. Auditfragen
6. Lieferantenaudit
Audit Stufe 1
Mit dem Audit Stufe 1 soll hauptsächlich die Dokumentation eines Managementsystems auditiert werden. Außerdem überprüft der Auditor den Standort und die standortspezifischen Bedingungen.
Dabei wird die Bereitschaft für das Zertifizierungsaudit (Stufe II) zum Erhalt des Zertifikats ermittelt. Die Überprüfung der Managementdokumentation umfasst hauptsächlich die Begutachtung des Managementhandbuchs sowie dokumentierter Verfahren und Prozesse. Geprüft werden dabei unter anderem folgende Sachverhalte:
- Formale Kriterien, wie Vollständigkeit, Verantwortung sowie Freigabe etc.
- Informationsgehalt hinsichtlich der Durchführung der Tätigkeiten
- Nachweise über die Dokumentenlenkung sowie -Überarbeitung
- Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit zum Prozess oder Produkt
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Audit Stufe 2
Der Zweck des Audits Stufe 2 ist die Beurteilung der Umsetzung und des Wirkungsgrades des zu zertifizierenden Managementsystems. Der Auditor prüft dabei vor allem die praktische Anwendung der dokumentierten Verfahren sowie die Konformität mit den Normanforderungen. Beim Zertifizierungsaudit Stufe 2 werden mitunter folgende Sachverhalte geprüft:
- Informationen sowie Nachweise über die Konformität mit den Normanforderungen
- Leistungsfähigkeit des Managementsystems hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Operative Prozesssteuerung in der Organisation
- Interne Auditierung sowie Managementbewertung
Die Durchführung des Audits Stufe 2 sollte nicht später als 3 Monate nach der Ausführung des Audits Stufe 1 erfolgen. Unter der Voraussetzung, dass das Unternehmen im Vorfeld über die Auswirkung möglicher Schwachstellen bzw. Mängel (z.B. Einstufung der Schwachstelle als Nicht-Konformität) informiert wurde, kann das Audit Stufe 2 ebenso direkt nach der Stufe 1 durchgeführt werden.
Worin liegt der Unterschied zwischen Überwachungsaudit und Zertifizierungsaudit?
Im Gegensatz zum (Erst-) Zertifizierungsaudit dient das Überwachungsaudit – wie der Name bereits sagt – nicht der Erstellung einer Zertifizierung, sondern der Überwachung dieser. Innerhalb der dreijährigen Gültigkeitsdauer einer Zertifizierung wird das Überwachungsaudit im Folgejahr nach dem (Erst-) Zertifizierungsaudit jährlich durchgeführt. Zwischen dem (Erst-) Zertifizierungsaudit und dem Rezertifizierungsaudits nach drei Jahren finden demnach mindestens zwei Überwachungsaudits statt. Typische Eigenschaften des Überwachungsaudits sind:
- Deutlich kürzerer Umfang im Vergleich zum Zertifizierungsaudit
- Überprüfung der Wirksamkeit sowie Aufrechterhaltung des Managementsystems
Schwerwiegende Mängel beim Überwachungsaudit
Stellt der Auditor bei einem Überwachungsaudit schwerwiegende Mängel fest, kann er das Managementsystem als nicht wirksam ansehen. In diesem Fall kann die Zertifizierungsstelle das Zertifikat aussetzen, es wäre also zeitweilig nicht mehr gültig. Das Zertifikat erhält erst nach dem beheben der Fehler wieder seine Gültigkeit. Es ist zu beachten, dass der Mangel in einer maximalen Frist von 6 Monaten behoben werden muss, andern Falls kann dem Unternehmen das Zertifikat entzogen werden.
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