Was versteht man unter Auditplanung und Auditprogramm?

Das Auditprogramm – Was ist das?

Wie bereits erwähnt ist ein Auditprogramm sehr viel mehr als eine reine Terminplanung von Audits. Die Norm ISO 19011, die als Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen verstanden werden kann, räumt dem Auditprogramm aufgrund seiner Bedeutsamkeit besondere Aufmerksamkeit ein. Nach der ISO 19011 umfasst das Auditprogramm dabei alle „Festlegungen für einen Satz von einem oder mehreren Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant und auf einen spezifischen Zweck ausgerichtet sind“.

Wichtig dabei ist, dass ein Auditprogramm auch solche Tätigkeiten, die sowohl für die Planung als auch für die Organisation und Durchführung erforderlich sind, umfasst. Neben der Planung und Vorbereitung von Art und Anzahl der Audits ist demnach auch die Bereitstellung aller notwendiger Ressourcen Teil vom Auditprogramm. Die Inhalte können dabei je nach Unternehmen, Prozessen, der Branche oder auch abhängig von der Organisationsgröße sehr vielfältig sein. Mögliche Inhalte sind z.B.:

• Auditziele
• Anzahl, Arten, Umfang, Zeitplan sowie Inhalte der Audits
• Auditverfahren, -methoden und Auditkriterien
• Kompetenz der Auditoren sowie benötigte Ressourcen für die Umsetzung des Audits, etc.

Video: Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Audits

 

Video: Was ist ein internes Audit?

 

Was ist die Zielsetzung von Auditprogramm und Auditplanung?

Mit der Implementierung verschiedener Managementsysteme unterstützen Unternehmen die Umsetzung und Erreichung ihrer Unternehmenspolitik und -ziele. Für die Lenkung und Überwachung dieser Systeme stellen Audits dabei ein wichtiges Hilfsmittel dar. Mithilfe von einem Auditprogramm soll schließlich die Wirksamkeit von Managementsystemen sichergestellt werden. Dabei sollte es Ziel sein, alle Elemente des Managementsystems zu auditieren. Gleichzeitig ist die Gewährleistung einer effizienten und wirksamen Auditplanung ebenfalls Zielsetzung vom Auditprogramm. Somit leistet ein effektiv gestaltetes Auditprogramm einen wichtigen Beitrag zum Erfolg von Unternehmen. Diese Ausrichtung an die Unternehmensziele stellt sicher, dass Audits nicht ausschließlich nur zur Aufrechterhaltung von Zertifikaten gesehen werden und die langfristige Akzeptanz aller Beteiligten gesichert wird.

Neben der reinen Auditplanung hilft das Auditprogramm, welches zudem ein wesentliches Element des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses KVP ist, auch bei der Optimierung der Audits. Dabei folgt das Auditprogramm dem PDCA-Gedanken, der besagt, dass das Auditprogramm …

P – zu Beginn geplant
D – anschließend umgesetzt
C – im Folgenden überprüft
A – und im Anschluss verbessert

werden soll.

Gibt es bei der Festlegung von Zielen vom Auditprogramm etwas zu berücksichtigen?

Um ein effektives Auditprogramm zu gestalten, müssen Ziele, die mit dem Auditprogramm erreicht werden sollen, definiert werden. Diese Ziele können sich je nach Reifegrad des zu auditierenden Managementsystems unterscheiden. Bei recht jungen Managementsystemen, die gerade erst eingeführt wurden, werden vorwiegend Systemaudits durchgeführt, die die Konformität des Managementsystems mit der entsprechenden Norm überwachen. Folgenden Leitfragen sollen dabei beantwortet werden:

• Werden die Normanforderungen durch die Verfahren erfüllt?
• Wurde das Managementsystem wie geplant realisiert?
• Werden die geforderten Verfahren dabei in der praktischen Anwendung verstanden und umgesetzt?

Ist ein Managementsystem bereits längerfristig implementiert und die Normkonformität sichergestellt, so sollte das Ziel vom Auditprogramm auf die Umsetzung sowie Fortschreibung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ausgerichtet sein. Dabei stehen folgenden Leitfragen im Mittelpunkt:

• Hat man die angestrebten Ziele erreicht?
• Hat sich die Kundenzufriedenheit verbessert?
• Wurden wesentliche Risiken erkannt sowie in das System einbezogen?
• Besteht Fortbildungsbedarf?

Treten in bestimmten Bereichen des Unternehmens oder bei bestimmten Managementsystemen vermehrt Probleme auf, so sollten diese „Problembereiche“ häufiger auditiert werden als andere „Musterbereiche“.

Wie werden Verantwortlichkeiten bestimmt?

Für das Management vom Auditprogramm sollten eine oder mehrere Personen die Verantwortung übernehmen. Dabei ist es wichtig, dass der Verantwortliche bzw. die Verantwortlichen bestimmte Kompetenzen und Kenntnisse vorweisen, um das Auditprogramm nachhaltig und effizient zu managen. Benötige Kompetenzen und Kenntnisse sind unter anderem:

• Managementfähigkeiten
• technisches sowie geschäftliches Verständnis über die zu auditierende Tätigkeit
• allgemeines Verständnis über die Auditprinzipien, der Anwendung von Auditmethoden sowie der Qualifikation von Auditoren

Damit der Verantwortliche für das Auditprogramm sich sowie seine Kompetenzen aufrechterhält und kontinuierlich weiterentwickelt, sollte er regelmäßig an Tätigkeiten zur beruflichen Entwicklung teilnehmen. Ist einer oder mehreren Personen die Verantwortung für das Auditprogramm übertragen worden, so kommen besondere Aufgaben auf den bzw. die Verantwortlichen zu. Zu diesen Aufgaben gehören:

• Festlegung der Ziele und des Umfangs vom Auditprogramm
• Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie entsprechender Verfahren
• Sicherstellung der Bereitstellung von Ressourcen
• Sicherstellung der Umsetzung von Auditprogramm
• Aufzeichnungen zum Auditprogramm führen
• Überwachung, Bewertung sowie Verbesserung vom Auditprogramm

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