Bevor Sie mit der KVP Einführung im Unternehmen beginnen, sollten Sie sich zunächst die Frage stellen: „Was ist KVP?“ . Der Begriff KVP bezeichnet den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess zur Optimierung der Arbeitsabläufe im Unternehmen. Was der Mitarbeiter dabei aber mangels Schulung versteht, kann von der eigentlichen Definition des Begriffs KVP gravierend abweichen: Kennzahlen, Verbote, Palaver oder Kein Vernünftiger Plan.
Dies sind noch die harmlosen Interpretationen. Viel schwerwiegender an einer übereilten KVP Einführung ist, dass z.B. im Rahmen einer Befragung von Betriebsräten zum Thema an erster Stelle der Auswirkungen von KVP für die Beschäftigten der Personalabbau (67% der Betriebsräte) genannt wurde. An zweiter Stelle wurde die Verdichtung von Arbeit (48% der Betriebsräte) als problematisch benannt. Dies sind sicherlich K.O.-Kriterien für einen Kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess in einer Organisation. Es geht jedoch auch anders. Lesen Sie im Folgenden, warum und wie Sie in Ihrer Organisation den KVP Prozess realisieren sollten und wie Ihnen die Einführung durch entsprechende Strategien zur Implementierung gelingt.
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Welche Gründe sprechen für die KVP Einführung?
Die Gründe für die Kaizen KVP Einführung sind je nach Unternehmen oder Branche vielfältig. Einen gedanklichen Ansatz stellt jedoch die Überlegung dar, dass jede Organisation, jedes Produkt, jedes Dienstleistungskonzept mit der Vollendung bereits den ersten Schritt des Verfalls erlebt! Dies basiert auf der Tatsache, dass Märkte dynamisch sind, Kundenanforderungen sich verändern und Gesetze verschärft werden.
Sofern dieser Erosion nicht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess entgegengehalten wird, schreitet der Verfall unweigerlich fort. Ein KVP Prozess – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess , also Methoden der permanenten Optimierung, stellt somit eine Gegenkraft zu den sich ständig ändernden und ggf. verschärfenden äußeren Verhältnissen dar. Was ist KVP ? Wie funktioniert ein Kontinuierlicher Verbesserungsprozess ?
Eine vereinfachte Erklärung auf diese Frage könnte lauten, dass Mitarbeiter Probleme beschreiben oder Verbesserungsvorschläge unterbreiten, die ihren Arbeitsplatz betreffen. Um die Abläufe des Verbesserungsprozesses systematisch aufzusetzen, bedarf es jedoch einer entsprechenden Organisation, um den Ideenspeicher zu füllen:
1. Intuitiver Ansatz – Mitarbeiter sammeln ihre Erfahrungen (Probleme, Ärgernisse) aus der (täglich) erlebten Praxis.
2. Beobachtender Ansatz – Projektteams beschäftigen sich im Rahmen von systematischen regelmäßigen Begehungen vor Ort mit Verschwendung, Überlastung sowie Unausgeglichenheit.
3. Analytischer Ansatz – Eine „mitlaufende“ systematische Analyse der Arbeitsprozesse nach Zahlen, Daten, Fakten offenbart schließlich Ansatzpunkte.
Welche Phasen der KVP Einführung im Unternehmen gibt es?
Damit die Kaizen KVP Einführung im Unternehmen gelingt, gibt es verschiedene Phasen der Implementierung. Diese drei Einführungsphasen müssen geplant und effektiv umgesetzt werden.
Die Startphase – KVP sichtbar starten
Die Kaizen KVP Einführung sollte immer durch eine Kickoff-Veranstaltung erfolgen. In einer Kaskade muss die oberste Leitung dabei… :
- Die Führungskräfte
- den Betriebsrat und
- alle Mitarbeiter…
über die KVP Grundsätze informieren. Flyer oder Aushänge runden die Informationen ab. Denken Sie unbedingt rechtzeitig daran, Equipment, Räumlichkeiten, etc. zu beschaffen bzw. bereit zu stellen.
In einem nächsten Schritt sollten folgende Maßnahmen getroffen werden:
- Auswahl/Benennung der Koordinatoren und Moderatoren
- Grundschulung der Koordinatoren und Moderatoren (Grundlagen KVP – was ist KVP , Moderation, Problemlösung, Werkzeuge, Vorgehensweisen)
Video: Was ist KVP/ KAIZEN?
Die Integrationsphase – KVP Strategien anwenden
Der Gedanke, der hinter der KVP Einführung steckt, ist wie alle großen Dinge, einfach und trotzdem gar nicht so leicht umzusetzen: „Überlege jeden Tag wobei du etwas besser machen kannst.“ Dazu gehört z.B. eine Überprüfung der Unternehmenskultur. Hier sind nun ganz klar die Führungskräfte gefordert, gemeinsam und auch für sich selbst zu überprüfen, inwieweit der Wunsch oder zumindest die Bereitschaft vorhanden ist, aus Mit-Arbeitern wirklich Mit-Denker zu machen. Nun wird für Führungskräfte deutlich, wie schwierig es sein kann, eine Aufgabe zu delegieren und es „auszuhalten“, dass sie anders erledigt wird, als man es selbst gemacht hätte. Als vorteilhaft könnte es sich in dieser Integrationsphase für Ihre Organisation erweisen, „on-the-job“ zu schulen und gleichzeitig Pilotprojekte zu bearbeiten. Flankierende Maßnahmen bilden nun z.B.:
- die Grundschulung/Ausbildung weiterer Moderatoren
- die Durchführung von Aufbauschulungen der Koordinatoren / Moderatoren
- die Durchführung von beobachtenden Maßnahmen, wie z.B. Verschwendungssuche oder analytischen Maßnahmen wie z.B. 5S-Aktionen mit Beteiligung–der Führungskräfte
Die Stabilisierungsphase – was ist KVP im Alltag
Es heißt, dass der wahre Künstler nicht die Absicht hat, etwas Schönes oder gar Wertvolles zu schaffen, sondern sich selbst und sein Leben an sich in seinem Kunstwerk zum Ausdruck bringen möchte. Ähnlich verhält es sich beim Kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Die Qualität muss dabei Vorrang haben, nicht der kurzfristige Profit. Stellt man die Frage nach einem steigenden wirtschaftlichen Erfolg in den Vordergrund, führt dies leicht zu Aktionismus mit wenig effektiven Konzepten sowie Entscheidungen. Qualität ist das Wesentliche, was ein Unternehmen seinen Kunden wirklich bieten kann, um sich von anderen Unternehmen zu unterscheiden. Maßnahmen zur Entwicklung einer solchen Geisteshaltung sind schließlich der Faktor für einen nachhaltigen KVP :
- Stetige Verbesserungen der Aufbau- sowie Ablauforganisation
- KVP Prozess – Schulung und Qualifizierung für alle Mitarbeiter
- Begleitende Informationen über alle laufenden KVP-Aktivitäten sowie die erzielten Ergebnisse und Erfolge (z.B. Aushänge, Rundschreiben, Infotafeln, Info-Briefe)
- Bereichs- sowie standortübergreifende KVP Stammtische durchführen (Erfahrungsaustausch)
- Regelmäßige Teilnahme der Moderatoren an überbetrieblichen KVP Veranstaltungen sowie Weiterbildungsmaßnahmen
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Wie folgt der kontinuierliche Verbesserungsprozess dem PDCA Zyklus?
Wie die nachfolgende Prozessdarstellung zeigt, folgt die wiederkehrende Umsetzung des KVP prinzipiell der Deming-Methode, d.h. den PDCA-Phasen.
- Plan– Planung der relevanten Tätigkeiten
- Do – Durchführung der Tätigkeiten
- Check – Überprüfung, ob die geplanten Ziele erreicht wurden
- Act – Handeln, wenn die Ziele nicht erreicht wurden
Die Vorschläge oder Problembeschreibungen aus dem „Speicher“ werden schließlich zeitnah auf KVP Tauglichkeit geprüft. Im Projekt- oder Qualitätszirkelteam werden Lösungen erarbeitet, in einen Maßnahmenplan überführt sowie anschließend umgesetzt. Das Resultat wird schließlich nochmals geprüft. Ein Mess- und Informationssystem macht für alle Beteiligten die Veränderungen sichtbar sowie die Erfolge messbar. Dies ist ein wichtiger Faktor der Anerkennung an das Team!
Nachdem der PDCA-Zyklus einmal durchlaufen wurde, werden neue Ziele festgelegt und der PDCA-Zyklus beginnt von vorne. Durch die stetige Wiederholung des PDCA-Zyklus wird schließlich eine kontinuierliche Verbesserung der Leistungen erzielt.
Resümee der Vorteile – oder hat die KVP Einführung auch Nachteile?
Die Einführung eines KVP-Prozess ist in einem Unternehmen anfangs mit sehr hohem Aufwand verbunden. Zeit- und Personalressourcen werden benötigt und Abstimmungen sowie Überzeugungsarbeit müssen gegenüber den Mitarbeitern im Unternehmen geleistet werden. Die Unternehmensberatung Agamus, hat im Rahmen einer KVP Studie über 100 deutsche Unternehmen nach den Auswirkungen von KVP befragt, dabei wurden folgende Ergebnisse bei objektiv messbaren Kriterien gefunden:
- Kostenersparnis durch weniger Verschwendung (98%)
- Bessere Termintreue durch Senkung von Durchlaufzeiten (94%)
- Senkung der Bestände von Fertigwaren und/oder Rohteilen (80%)
- Geringere Ausschuss-/Nacharbeitsquote (71%)
Darüber hinaus wurden viele Verbesserungen wahrgenommen, die eher subjektiven Charakter besitzen. Einige Beispiele hierfür sind:
- Die Steigerung der Mitarbeitermotivation
- Eine stärkere Identifikation mit dem Unternehmen
- Ein gestiegenes Problem- sowie Kostenbewusstsein
- Verbesserung der Zusammenarbeit
- Ein besseres Betriebsklima.
Falls Führungskräfte dies zuließen, wurden diese auf Grund der größeren Eigenverantwortung der Mitarbeiter sehr häufig sogar entlastet.
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