Als ISO 9001 Zertifizierung bezeichnet man ein Verfahren der Konformitätsbewertung Ihres Unternehmens in Bezug auf die Erfüllung aller Forderungen der Qualitätsmanagement Norm ISO 9001. Es findet also im Fall der ISO 9001 Zertifizierung eine Überprüfung statt, ob ein Qualitätsmanagementsystem die in der Norm definierten Anforderungen erfüllt.
Eine Qualitätsmanagement Zertifizierung wird dabei zeitlich befristet (3 Jahre) von unabhängigen Zertifizierungsstellen gemäß der Vorgaben der ISO 9001 vergeben. Dabei überprüft der Auditor im Zertifizierungsaudit, ob das zu zertifizierende Qualitätsmanagementsystem diesen Anforderungen entspricht, es also konform zu den Anforderungen der ISO 9001 aufgebaut ist. Doch warum sollte man sein Qualitätsmanagementsystem zertifizieren lassen? Was sind schließlich die Vorteile einer solchen Zertifizierung und wie läuft diese ab? Lesen Sie nachfolgend mehr dazu!
Warum sollten Sie eine ISO 9001 Zertifizierung durchführen lassen?
Ein Qualitätsmanagement System folgt dem Ziel, die Qualität der Produkte bzw. Dienstleistungen kontinuierlich hochzuhalten. Hierzu werden Kundenanforderungen ermittelt und anschließend bestmöglich erfüllt. Aufbauend auf dieser Erkenntnis und der Definition eines Managementsystems dient das eingeführte QM-System dazu, durch Erfassung und Beschreibung der Aufbau- und Ablauforganisation Kundenwünsche zu erfassen und zu erfüllen. Die Norm ISO 9001:2015 definiert dabei die Anforderungen und gibt Anleitungen zur Vorgehensweise, um das Unternehmensziel zu erreichen und das Zertifikat zu erhalten. Betrachtet man die Tatsache, dass die Kunden für Unternehmen das wichtigste Kapital darstellen, ist die Einführung und stetige Verbesserung eines Qualitätsmanagementsystems verständlich.
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Ein Qualitätsmanagement System sowie damit einhergehend die ISO 9001 Zertifizierung birgt unter anderem folgende Vorteile:
- Reduzierung qualitätsbezogener Kosten
Durch die präventive Erkennung von Schwachstellen wird die Leistungsfähigkeit der Prozesse verbessert, Verschwendung sowie Kosten werden reduziert. - Größeres Vertrauen zwischen Kunden & Lieferanten
Die qualitätsbezogenen Tätigkeiten sind in einem für den Kunden bekanntem System geordnet. - Dokumentation, Verständnis & Verbesserung der betrieblichen Abläufe
Der Aufbau des QM-Systems beinhaltet die Analyse, Optimierung sowie Dokumentation der betrieblichen Prozesse, was zum Beispiel Abläufe beschleunigt (Durchlaufzeiten). - Rechtssicherheit des Lieferanten & Kunden im (Produkt-)Haftungsfall
Der Aufbau eines Qualitätsmanagements erleichtert den Nachweis der Erfüllung der entsprechenden Sorgfaltspflichten.
Wie ist die Vorgehensweise zum Erhalt einer ISO 9001 Zertifizierung?
Bevor ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) überhaupt zertifiziert werden kann, muss es im Unternehmen implementiert werden und die Wirksamkeit des QMS überprüft werden. Je nach Unternehmen und der entsprechenden Branche variiert das Vorgehen hierzu in den unterschiedlichen Umsetzungspunkten.
Allgemeines zum Ablauf einer ISO 9001 Zertifizierung:
- Definieren Sie zunächst den Anwendungsbereich des QM-Systems (sowohl räumlich als auch inhaltlich) und erkennen Sie Ausschlüsse (z.B. wenn Sie keine Entwicklung im Betrieb haben)
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den geplanten Aufbau eines QMS und die ISO 9001 Zertifizierung. Benennen Sie einen QMB – Qualitätsmanagementbeauftragten und planen Sie anschließend mit Ihrem Projektteam das Projekt. So erhöhen Sie die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern.
- Spezifizieren Sie die Anforderungen an das ISO 9001 QM System und arbeiten Sie für den Erfolg entscheidende Faktoren für Ihr Unternehmen heraus. Beachten Sie dabei sowohl interne als auch externe Anforderungen der Kunden.
- Erfassen und strukturieren Sie Ihre Aufbau- sowie Ablauforganisation in Form eines Organigramms und einer Prozesslandkarte mit Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen. Legen Sie dabei die Verantwortlichen für die Prozesse fest!
Führungsprozesse
Führungsprozesse werden auch als Managementprozesse bezeichnet und betreffen dabei meist die Prozesse der obersten Leitung. Prüfen Sie Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formblätter. Passen Sie diese ggf. an bzw. erstellen Sie diese neu. Legen Sie hierbei unter Berücksichtigung der bereits erarbeiteten für den Erfolg entscheidenden Faktoren (EEF) Ihre Qualitätspolitik fest. Leiten Sie daraus anschließend Ihre Qualitätsziele ab. Qualitätsziele werden im Allgemeinen für die zutreffenden Funktionsbereiche und Ebenen in der Organisation festgelegt. Überprüfen Sie Ihre Qualitätspolitik und –ziele mithilfe einer Analyse der Kundenzufriedenheit auf deren Relevanz. Legen Sie dabei fest, in welchen Zyklen (z.B. jährlich) diese ermittelt werden und wie Sie dabei vorgehen.
Unterrichten Sie Ihre Mitarbeiter über diese Qualitätsziele zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und zur ISO 9001 Zertifizierung. Legen Sie dann den Qualifikationsstand der einzelnen Mitarbeiter dar und erstellen Sie einen Schulungsplan zur Aufrechterhaltung der entsprechenden Qualifikationen. Definieren Sie den Prozessablauf Ihres Controllings mithilfe konkreter Kennzahlen. Im Rahmen Ihrer ISO 9001 Zertifizierung müssen zusätzlich Risiken ermittelt und ein Auditprogramm festgelegt werden.
Kernprozesse
Nun sollten Sie bei Ihren Kernprozessen (auch operative Geschäftsprozesse genannt) ebenfalls je nach Stand der Dokumentation die entsprechenden Prozessbeschreibungen (PB), Arbeitsanweisungen (AA) und Formblätter (FB) prüfen und ggf. anpassen oder neu erstellen. Bei produzierenden Betrieben müssen speziell die Fertigungsprozesse und Qualitätsprüfungen geplant werden!
Egal, in welcher Branche Sie auch tätig sind, müssen Sie im Rahmen Ihrer ISO 9001 Zertifizierung Ihren Wareneingang organisieren, qualitätsrelevante Lieferanten identifizieren sowie bewerten und ggf. Qualitätssicherungsvereinbarungen abschließen. Vergessen Sie dabei auf keinen Fall Kundeneigentum zu identifizieren und zu kennzeichnen.
Ihr Einstieg ins Qualitätsmanagement
Präsenzschulung: Im Basiswissen Qualitätsmanagement lernen Sie alles zur Einführung, laufenden Betreuung sowie Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001.
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Unterstützungsprozesse
Wie bei den weiteren Prozessarten müssen Sie die entsprechenden PBs, AAs sowie FBs prüfen und anpassen oder ggf. neu erstellen. Die in Ihrem Unternehmen eingesetzten Prüfmittel müssen identifiziert, kalibriert sowie ggf. justiert werden.
Überprüfen Sie in diesem Zuge die Arbeitsumgebung sowie Infrastruktur in Ihrem Unternehmen. Erstellen Sie einen Wartungsplan für Maschinen sowie Einrichtungen. Nehmen Sie ggf. die Übertragung von Pflichten im Bereich Arbeitssicherheit vor. Prüfen Sie an dieser Stelle, ob gültige Fassungen zutreffender Dokumente an den jeweiligen Einsatzorten verfügbar sind, damit alle Mitarbeiter entsprechend instruiert werden können. Dasselbe müssen Sie anschließend auch für Qualitätsaufzeichnungen (Nachweisdokumente) vornehmen.
Überprüfung
Führen Sie die (neue) QM-Organisation in das Tagesgeschäft ein:
- Dokumentenmanagement sowie -kennzahlen „scharf schalten“
- Nachweise für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems sammeln
Führen Sie ein internes Systemaudit durch und überprüfen Sie die Normkonformität Ihres QM-Systems dabei bereits vor der ISO 9001 Zertifizierung. Leiten Sie aus den Ergebnissen der Prüfung eventuell Korrekturmaßnahmen ab. Lassen Sie anschließend das QMS ISO 9001:2015 durch das Management bewerten, leiten Sie aus dieser Bewertung ggf. Korrekturmaßnahmen ab und führen Sie diese schließlich durch. Anschließend steht Ihrer ISO 9001 Zertifizierung nichts mehr im Wege!
Wie ist der weitere Ablauf der Zertifizierung?
Der Ablauf einer ISO 9001 Zertifizierung Qualitätsmanagement ist in seinem Aufbau mit dem allgemeinen Zertifizierungsablauf gleich. Der Zertifizierungsablauf für Ihre ISO 9001 Zertifizierung kann grob in die nachfolgenden Schritte untergliedert werden:
- Zertifizierungsstellen ISO 9001 vergleichen und Zertifizierer auswählen
- Audit Termine für die Zertifizierungs Audits Stufe I sowie Stufe II planen
- Ggf. Korrekturmaßnahmen, die sich aus dem Stufe 1 – Zertifizierungsaudit ergeben haben, terminieren und abarbeiten
- Schließlich Terminzyklus für Ihr Überwachungsaudit festlegen
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